Delta i EU-projekt

GRÄNSREGIONALA OCH TRANSNATIONELLA  PROJEKT

Projektförberedelse alt I

• Ett förslag till projekt finns från någon annan som söker partners - Partner search-listor finns ofta på programmens hemsidor
• Ring upp och prata med förslagsställaren
• Diskutera med alla samarbetspartners inom Sverige - det är oftast bäst att alla svenska intressenter är en partner

Projektförberedelse alt II

• En idé om ett projekt finns
• Leta efter ett lämpligt EU-program som kan utnyttjas för delfinansiering
• Anpassa idén till EU-programmet
• Sök partners

Partners
I stort delas EU: stödprogram i några typer av program som har skilda inriktningar och syften; sektorsprogram, transationella, gränsregionala, nationella och regionala program.

Sektorprogram, transnationella och gränsregionala kräver oftast minst 3 partners varav
minst 2 från EU-länder. I nästan alla program får Norge och kandidatländerna delta, men de ekonomiska villkoren kan variera, det framgår av programmet.

Nationella och regionala program kräver medverkan av partners inom Sverige, respektive medverkan från partners inom den egna regionen. Möjlighet till internationell samverkan kan finns även i dessa typer av program men är ej huvudfokus.

Projekt bygger på funktionella nätverk. Dessa kan ta tid att bygga och det kan vara svårt att hitta partners. En personlig kontakt som kan öppna dörrar är ovärderligt, använd därför om möjligt något av de redan etablerade nätverk som Uddevalla har som en bas för att söka partners.

Ofta efterfrågar EU-programmen att projekt bygger på ett brett partnerskap och innehåller partners från olika beslutsnivåer i samhället samt från olika kompletterande sektorer. Till exempel kan en projektansökan ha större chans till stöd från EU om projektet bygger på samarbete mellan flera kommuner, samtidigt som region, länsstyrelse, statliga verk och eventuellt representanter från akademien, föreningar och (under vissa förutsättningar) näringslivet deltar.

Ansökan
Ansökan görs på formulär som kan hämtas på respektive programs hemsida, där finns också handledningar mm. Ansökan bör skrivas på engelska även om alla EUs samtliga formella språk är tillåtna. Ofta går den bäst skrivna och insålda ansökan lättare igenom än den sakligt bästa. Att ägna god tid åt att skriva en ansökan och anpassa den till EU-kulturen är en klok investering.

Projektorganisation
En partner, projektägaren, ansvarar helt för projektet gentemot EU. Arbetsfördelningen i övrigt mellan partners bestäms inom projektet. Det är viktigt att göra klart i förväg vem som ska göra vad och vem som ska ersättas för vad. Också vilka delar som ingår i projektet och vilka delar som respektive partner förväntas lösa på annat sätt. Skriv helst ett partneravtal som reglerar arbetsinsats och pengaflöden innan projektet startar.

Tidsåtgång
Från första projektidé till ett beslut om godkännande eller avslag bör man beräkna 1-3 år. Den tid det tar att förbereda ett EU-projekt variera främst beroende av två saker; dels på hur stort projektpartnerskap är som ingår i projektförberedelserna, och dels beroende på om man söker EU-stöd för ett projektsamarbete inom ett regionalt partnerskap, mellan ett par länder, eller mellan flera olika länder. Ju fler partners som ingår, och ju fler länder som ingår desto längre förberedelsetid.

Finansiering
Inom många program är projekten ganska stora, 3-5 miljoner euro (= 25-50 miljoner SEK). EU-bidraget brukar vara 50 % men det kan variera från 30 till 100% beroende på program. Resterande är kontantbidrag och arbetsinsats från deltagande partners s k medfinansiering. De flesta program ger inte möjlighet till investeringar utan syftar till att utveckla idéer, arbetsformer och nätverk. I dessa fall kan arbetsinsatsen utgöra 95 % av medfinansieringen och kontantinsatsen blir mycket liten. Man kan naturligtvis söka bidrag från andra håll i Sverige, t ex nationella organ eller regionen, och därmed få en del av kostnaden för arbetsinsats täckt. Med projektansökan till EU ska från samtliga partners bifogas ett letter of intent som styrker medfinansieringen.
Utbetalning av EU-medel sker med mycket stor tidsfördröjning, vilket man bör vara medveten om från början. Möjlighet till förskottering av EU-stöd är mycket begränsad och om regel hämtar projektet hem EU-stöd (rekvirerar) kontinuerligt med 3-6 månaders intervall under projektet.

Redovisning
En tydlig redovisning krävs av att de aktiviteter genomförts och de mål uppnåtts som anges i ansökan. Formulera därför åtgärder och resultat i ansökan så att effekterna går att redovisa entydigt i slutrapporten. Lägg upp en egen budgetkod för projektet och var noga med att bokföra rätt från början. Spara på alla kvitton.
Arbetsinsatser tas upp med faktisk lön inkl påslag, bestyrkta tidsredovisningar ska finnas.

Allmänt
Detta är en kortfattad information. För de flesta program finns ett ansvarigt svenskt organ som bistår med råd och ordnar informationsmöten.