Det här sidan beskriver hur beslut om IT-system och digitala tjänster tas i Uddevalla kommun. Det förklarar steg för steg hur det går till, från att ett behov uppstår till att en lösning införs. Genom att följa den här beslutsprocessen vill vi säkerställa att utveckling, inköp och införande av IT sker på ett effektivt och genomtänkt sätt.

Beslutsprocessen vid digitalisering följer ett arbetsmönster.

• Ett behov uppstår i en verksamhet.
• Att anmäla ett behov är enkelt via ett internt webbformulär med en kort fråga.
• Ett behov beredes av IT och verksamhet tillsammans.
• När ett beskrivande underlag tagits fram tas det upp som en punkt på respektive förvaltnings IT-råd som oftast består av den egna ledningsgruppen.
• Anser ledningen att ett genomförande är till nytta för alla startas ett genomförande upp med representanter från IT och verksamhet.

• Nya behov registreras här, antingen direkt inskrivna i Plannern av IT rådsadministratör, IT behovskoordinator eller av personal i verksamheten via Formsformuläret
• Listan ska vittjas minst en gång i veckan av IT rådet utsedd administratör och beredningsgrupp.
• Här kan en första gallring göras av beredningsgruppen.
• Administratören tilldelar behov som behöver beredas ytterligare, innan beslut, till en ansvarig beredare och för över det till listan ”Behov för beredning”.

• Lista över behov tilldelade ansvarig beredare för analys och beredning enlig checklista och mall för beredning.
• Max liggtid här är 2-4 veckor, använd planners start- och förfallodatum som stöd.
• Här kan gallring ske utifrån beredningsgruppens mandat.
• För behov som behöver gå vidare till ITrådet för beslut tas beslutsunderlag enligt mall tas fram.
• Sätt poäng enligt matrisen för prioriteringskriterier.
• Ta fram tidsestimat och resursbehov i dialog med tilltänkt utförare och berörd verksamhet.
• Efter beslut i IT-rådet förs behovet över till listan ”Beslutade projekt” eller avslutas.

• Lista över av IT-rådet beslutade projekt, tilldelad ansvarig IT-rådsmedlem, är underlag för central redovisning i samlad lista med löpande uppföljning.
• Projekt som kräver upphandling genomförs enligt kommunens projektmodell och upphandlings-process.
• Projekt som innebär intern utveckling hanteras enligt IT-avdelningens DevOpsmodell.
• Verksamheten har namngivna resurser/ansvariga.
• Tid- och aktivitetsplan fastställs i dialog mellan utförare och berörd verksamhet, använd planners start- och förfallodatum som stöd.
• IT-administratör koordinerar och följer upp projekten, lyfter vid behov för information eller beslut i IT-rådet, använd planners etiketter som stöd.
• Projekten ligger kvar tills det är klart.
• Projekt med högst poäng överst i listan.

Checklista vid beredning och mall för beslutsunderlag

Det är viktigt att som beredare initialt kolla upp nedan.

• Kan behovet uppfyllas av befintligt IT-system eller tjänst?
• Finns det liknande behov under beredning eller som beslutat projekt?
• Går tjänsten att utveckla med befintliga verktyg i plattformen?
• Går IT-systemet eller tjänsten att köpa på befintliga avtal?
• Finns det pengar i budget?
• Hur ska IT-systemet eller tjänsten förvaltas?

Nödvändiga uppgifter

Rubrik
Ge behovet ett beskrivande namn. Registreras behovet via Formsformuläret hämtas rubrik därifrån.
Ange poäng tvåsiffrigt enligt matrisen för prioriteringskriterier som prefix, [poäng]p

Tilldela till
Behoven i listorna "Behov för beredning" och "Beslutade projekt" ska vara tilldelade en ansvarig person. Tilldelad person är ansvarig för att löpande

Förlopp
För att identifiera ett behovs tidsstatus används Förlopp. Nollställ vid flytt mellan listorna.
Alternativ:

• Ej påbörjad
• Pågår
• Slutförd

Prioritet
Ange behovets prioritet. Standard är Medium.

Alternativ:

• Brådskande
• Viktigt
• Medium
• Låg

Startdatum och förfallodatum
Ange startdatum och förfallodatum för planerad aktivitet. Justera vid förändringar i tidplan. Nollställ vid flytt mellan listorna.

Anteckningar
Ange en övergripande beskrivning av behovet. Registreras behovet via Formsformuläret hämtas beskrivning därifrån.

Checklista
Kan användas för att komma ihåg uppgifter som behöver göras för ett behov.

Bifogade filer
Dokument och filer efter behov, minst beslutsunderlag.

Kommentar
Används av tilldelad person, förvaltningens IT-rådsansvarig eller av IT rådet utsedd administratör för att logga viktiga händelser.

Etikett
För att identifiera ett behovs allmänna status används Etikett. Nollställ vid flytt mellan listorna.

Färg och namn är alternativ att välja.

Kommunövergripande översikt

En samlad bild över alla IT-råds behovs och projektplanners visas i DigiNytt tillgänglig för alla kommunanställda.