Digitaliseringen förändrar samhället och är ett viktigt verktyg för att förbättra och förnya hur vi jobbar inom den offentliga sektorn. Med hjälp av digitalisering kan vi stärka demokratin och öka inflytandet för dig som bor här. Digitaliseringen ger oss också möjligheter att hantera utmaningar som kommer med att befolkningen förändras, till exempel att färre personer ska försörja fler. Den hjälper oss också att möta invånarnas förväntningar på en effektiv kommun.

I Uddevalla kommun ser vi både stora möjligheter och utmaningar med digitaliseringen. Den här sidan beskriver hur kommunen ska använda digitaliseringens möjligheter. Här kan du läsa om vad vi vill uppnå och hur vi ska göra det. Det gäller alla områden, som skola, vård och omsorg, samhällsbyggnad, kultur och fritid – allt som kommunen gör.

Vår målbild

Uddevalla kommun har formulerat följande målbild för utvecklingen av IT och digitalisering inom kommunen: ”Att genom en modern e-förvaltning förenkla vardagen för medborgare, näringsliv och medarbetare på ett ekonomiskt, socialt och miljömässigt hållbart sätt.”

I Uddevalla kommun utgår vi från uppsatta mål och vår gemensamma värdegrund i vårt digitaliseringsarbete. I vår verksamhetsutveckling tar vi vara på de möjligheter till effektivare arbetssätt, ökad tillgänglighet och service som digitaliseringen medger.

Mål med digitaliseringen

Statens övergripande mål för digitaliseringspolitiken är att Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter.

Uddevalla kommun ska i linje med detta ta en ledande position med att ta tillvara på de möjligheter som digitaliseringen medger. Digitalisering ska vara en angelägenhet för alla som arbetar i och för Uddevalla kommuns organisation. Det är vi som ska få det att hända. Vi ska ligga i framkant. Vi ska vara öppna för nya möjligheter. Vi ska vara en innovativ kommun. Vi ska se digitalisering som en avgörande resurs för verksamhetsutveckling.

Värdet och livskvalitén för medborgaren ska alltid vara i fokus och vi ska göra det enklare för de som bor i, verkar i eller besöker Uddevalla kommun. Vi ska ta bort ineffektiva arbetssätt, organisera och fördela våra resurser så att medborgarnyttan blir optimal och arbetsmiljön god. För att fortsätta vara en attraktiv plats att leva i, verka i och uppleva är utveckling med hjälp av digitalisering i kommunförvaltningen avgörande.

Syfte med agendan

Den digitala agendan ska vara ett stöd och ge vägledning till kommunens verksamheter i arbetet med att ta vara på digitaliseringens möjligheter för att uppnå de övergripande målen i kommunförvaltningens utveckling.

Det här ska hända

Kontaktytorna mellan medborgare, näringsliv, besökare och kommun ska öka och förbättras.

• Digitalt först. Det ska vara enkelt att ha kontakt
  med kommunförvaltningen - ständigt tillgängliga
  digitala tjänster ska vara förstahandsvalet.
• Ärenden ska kunna lösas med minsta möjliga
  ansträngning för användaren och det ska vara lätt
  att förstå vad som ska hända och när.
• Vi ska öka medborgarnyttan med hjälp av digitala
  tjänster som kompletterar och höjer servicenivån.
• De som berörs av förändringen ska vara delaktiga
  i utvecklingen.
• Vi ska inom alla verksamheter använda oss av
  digitala möjligheter för att matcha förväntningar
  och samhället i övrigt.

Större öppenhet, ökad samverkan och digital kompetens ska effektivisera all förvaltning.

• Medborgare och företagare ska bara behöva
  lämna en uppgift en gång.
• Information som hanteras i ett system ska kunna
  återanvändas i andra system.
• Vi ska öppna våra data och göra informationen
  tillgänglig – både internt och externt.
• Vi ska samarbeta mellan verksamheterna för att
  uppnå effektiviseringsvinster och synergieffekter.
• Förtroendevalda och chefer ska vara medvetna
  om och ha kompetens för på vilka sätt den egna
  verksamheten kan digitaliseras eller påverkas av
  andras digitalisering.
• Medarbetare ska vara aktiva i den digitala
  utvecklingen och ha den digitala kompetens som
  behövs för att vara delaktiga.
• Alla medarbetare ska ha tillgång till digitala
  lösningar samt tillräckliga kunskaper om dessa
  för att kunna utföra sitt arbete.

En säker informationshantering ska skapa förtroende för våra digitala tjänster.

• Våra tjänster ska utvecklas med hänsyn och
  skydd för den personliga integriteten enligt lag
  och praxis.
• Vi ska ha en säker, enkel och enhetlig identifiering
  för användaren vid användning av digitala
  tjänster.
• Kommunförvaltningens digitala information
  ska skyddas mot obehörig användning, förvanskning
  och förlust.
• Vi ska ta hänsyn till informationens skyddsvärde
  vid utbyte av data mellan olika aktörer och
  verksamheter.
• Alla förtroendevalda, chefer och medarbetare
  ska ha goda kunskaper om hur information får
  behandlas utifrån dess skyddsvärde och lagkrav.

SÅ HÄR SKA VI GÖRA

• Vi ska automatisera allt som är effektivt att automatisera.
• Vi ska lära genom att göra. Vi ska sätta igång, utvärdera, följa upp och skala upp de delar som vi ser fungerar.
• Vi ska ta fram konkreta handlingsplaner i varje verksamhet med utgångspunkt i den digitala agendan.
• Vi ska fånga och utveckla goda idéer från medarbetare och genom att omvärldsbevaka.
• Vi ska utgå från målgruppernas behov och inte hur förvaltningen är organiserad när vi utvecklar tjänster.
• Vi ska förbättra medarbetarnas kunskap att använda digitala verktyg och tjänster på ett effektiv och informationssäkert sätt.
• Vi ska i stor utsträckning använda digitala verktyg i fortbildningen.
• Vi ska stämma av mellan kommunförvaltningens verksamheter och använda oss av de kompetenser som behövs för ett lyckat genomförande, både vad gäller • Vi ska ha en funktion som har ett övergripande ansvar och koordinerar det digitala utvecklingsarbetet samtidigt som det är verksamheternas ansvar att utveckla med hjälp av digitalisering.
• Vi ska samarbeta med relevanta aktörer för att undvika sårbarhet, bredda kompetensen, nyttja personalresurser och byta information.
• Vi ska öppna upp för externa innovatörer.
• Vi ska sätta ett skyddsvärde på vår information genom att verksamheterna gör en riskvärdering utifrån interna och externa krav på konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet.
• Vi ska ställa krav på IT-system och manuell hantering så informationens skyddsvärde värnas och behålls genom hela kedjan vid vidareanvändning, förädling och arkivering.
• Vi ska säkerställa öppna gränssnitt och tillgänglighet till information genom krav i upphandlingar och avtal.tekniska lösningar och nya arbetssätt som kan appliceras inom flera områden.

ATTITYD OCH FÖRHÅLLNINGSSÄTT

• Vi ska hela tiden vara nyfikna på hur våra processer kan göras ännu bättre.
• Vi får lov att göra fel. Vi ska undersöka vad som hände och lära oss av det.
• Vi ska aktivt berätta om och dela med oss av medgångar och motgångar.
• Vi ska fira våra framgångar.

ORGANISATION – STYRNING OCH ANSVAR

Digitalisering är både en teknikfråga och en verksamhetsfråga och helt sammanlänkad med verksamheternas utveckling.

Ledning och styrning av IT och digitalisering ska interagera med kommunens övriga styrning. En tydlig struktur för styrning bidrar till att motverka spretighet, stuprör och dubbelarbete och istället skapas förutsättningar för att arbeta strukturerat och innovativt.

Kommunfullmäktige fastställer denna digitala agenda.
Kommundirektören fastställer tillhörande handlingsplan efter beredning i det centrala IT-rådet.

IT-avdelningen säkerställer att den digitala agendan kommuniceras samt ansvarar för de kommungemensamma aktiviteter och åtgärder som krävs. IT-avdelningen leder och samordnar digitaliseringen i nära samarbete med förvaltningarna. IT-avdelningen ansvarar för att den digitala agendan revideras en gång per mandatperiod eller oftare vid behov.

Förvaltningar bidrar till kommunens utveckling mot en modern e-förvaltning genom att avsätta resurser i form av personal i utvecklingsprocessen för de av centralt IT-råd beslutade prioriteringarna. Förvaltningarnas IT-råd är beslutsfattande organ för förvaltningsspecifika IT-investeringar som ligger i linje med den övergripande digitala agendan. Förvaltningarna ansvarar även för att anpassa och kompetensutveckla den egna organisationen till nya förutsättningar.

Ytterligare roller och ansvar beskrivs under ansvars- och rollfördelning i
IT-organisationen på Inblicken.

FINANSIERING

Grundtanken är att digitalisering i Uddevalla kommuns förvaltning finansieras inom ramen för respektive nämnds- eller styrelses ordinarie verksamhet och budget. Större kommungemensamma insatser och särskilt stöd till verksamhetsspecifika initiativ hanteras och prioriteras inom den sedvanliga budgetprocessen. Kommunfullmäktige beslutar därefter årligen om ambitionsnivån för digitalisering i enlighet med den digitala agendan och fastställer ramen för eventuella särskilda satsningar.

Verksamheterna ansvarar för att bevaka och ansöka om extern medfinansiering som kan växla upp och/eller komplettera befintlig budget för digitala satsningar i linje med den digitala agendan. Kommundirektören hanterar en central effektiviseringsfond som är lämplig för investeringar inom digitalisering.

HANDLINGSPLAN

Denna digitala agenda uttrycker ambitionen inom digitaliseringen i Uddevalla kommun. Till agendan ska finnas kopplat en treårig handlingsplan som redovisar ett antal kommungemensamma aktiviteter. Handlingsplanen ska ange ansvar, tidsplan, kostnader och effektmål för de olika aktiviteterna. Handlingsplanen revideras årligen efter beslut i centralt IT-råd.

STYRDOKUMENT

Den digitala agendan har sin utgångspunkt i de övergripande mål och styrande dokument som finns för Uddevalla kommun och de strategidokument som beslutas på EU-, nationell- och regional nivå. Nedan finns listat väsentliga styrande principer, regelverk och handlingsplaner som ligger till grund för den digitala agendan. Dessa avspeglar de övergripande trenderna avseende digitalisering och vad vi som kommun behöver förhålla oss till.

• Uddevalla kommuns vision antagen av kommunfullmäktige den 13 mars 2019
• Strategisk plan 2019–2022 antagen av kommunfullmäktige den 13 mars 2019
• Kommunfullmäktiges styrkort 2019–2022 antagen av kommunfullmäktige den 13 mars 2019
• Uddevalla kommuns Bredbandsstrategi 2012–2015, Dnr KS/2012:285
• Riksdagens beslutade mål att Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter (prop. 2011/12:1, utg. omr. 22, bet. 2011/12: TU1, rskr. 2011/12:87)
• Statens digitaliseringsstrategi; För ett hållbart digitaliserat Sverige en digitaliseringsstrategi, Diarienummer: N2017/03643/D
• SKLs handlingsplan 2017–2025, Förutsättningar för digital utveckling i kommuner, landsting och regioner, ISBN: 978-91-7585-516-5
• Regeringen och Sveriges Kommuner och Landsting; Vision e-hälsa 2025, gemensamma utgångspunkter för i digitalisering socialtjänst och hälso- och sjukvård.

FÖRKLARINGAR/ORDLISTA

Automatisera
I samband med digitalisering använder man sig av automatisering som ett verktyg för att underlätta repetitiva och regelstyrda arbetsuppgifter.

Digitalisering
Ursprungligen omvandling av information från analog till digital representation, numera även allmänt om övergången till ett digitalt informationssamhälle. Digitalisering har börjat användas i överförd betydelse om processen att införa ny informationsteknologi i verksamhet, som ett redskap i verksamhetsutvecklingen.

Digitalt först
En princip som säger att digitala tjänster, när det är möjligt och relevant, ska vara förstahandsval i den offentliga sektorns kontakter med privatpersoner och företag. Digitalt först är regeringens program för digital förnyelse av det offentliga Sverige.

Digital kompetens
Utgörs av i vilken utsträckning man är förtrogen med digitala verktyg och tjänster samt har förmåga att följa med i den digitala utvecklingen och dess påverkan på ens liv. Digital kompetens innefattar t.ex. kunskaper att söka information, kommunicera, interagera och producera digitalt, färdigheter att använda digitala verktyg och tjänster, förståelse för den transformering som digitaliseringen innebär i samhället med dess möjligheter och risker, samt motivation att delta i utvecklingen.

E-förvaltning
Är enligt en överenskommelse inom Europeiska kommissionen verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning som drar nytta av informations- och kommunikationsteknik kombinerad med organisatoriska förändringar och nya kompetenser.

Medborgare
Kommunens invånare. Här inkluderas alla som bor i kommunen. I kontakt med kommunen kan medborgare benämnas olika t.ex. kund, brukare, anhörig, elev, förälder eller sökande.

Personuppgifter
All slags information som kan knytas till en levande person. Det kan röra sig om namn, adress och personnummer. Även ljudinspelningar som lagras digitalt kan vara personuppgifter.

Verksamhetsutveckling
Handlar om att bli bättre på det man gör. Att veta vägen för att nå målen och se till att alla vet hur de ska göra för att följa den. Det berör både organisationen, systemen och det sätt man arbetar på.